A emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) tornou-se uma exigência cada vez mais presente na rotina de médicos, dentistas, psicólogos e demais profissionais da saúde que atuam de forma autônoma ou em clínicas próprias. Embora o foco dessas atividades esteja na assistência ao paciente, manter a regularidade fiscal é uma parte indispensável da gestão do negócio.
Entender o funcionamento da NF-e e adotar boas práticas na emissão desse documento traz segurança jurídica, evita problemas com o fisco e facilita a organização financeira. Neste artigo, reunimos os principais pontos que você precisa saber sobre o assunto, com uma linguagem clara e objetiva.
O que é NF-e e por que ela é obrigatória
A nota fiscal eletrônica é um documento digital que registra a prestação de um serviço ou a venda de um produto. No caso da área da saúde, ela é usada para formalizar atendimentos médicos, terapias, exames, procedimentos clínicos, entre outros.
A exigência de emitir NF-e depende do enquadramento jurídico e fiscal do profissional. Quem atua como pessoa jurídica, por exemplo, está sujeito a regras mais rígidas e precisa seguir à risca as normas do município em que presta o serviço. Muitos conselhos regionais também orientam que os profissionais liberais emitam nota, mesmo que não haja fiscalização imediata, como forma de garantir transparência e respeito às normas tributárias.
Como funciona a emissão na prática
A emissão da NF-e envolve a inscrição no cadastro de contribuintes do município, obtenção de um certificado digital (quando necessário) e acesso ao sistema de nota fiscal eletrônica da prefeitura local. Cada cidade possui sua própria plataforma, o que pode gerar certa confusão para quem presta serviços em locais diferentes.
No dia a dia, a nota deve conter informações como dados do prestador, identificação do paciente, descrição do serviço realizado, valor cobrado e código tributário. A omissão ou o preenchimento incorreto dessas informações pode gerar erros na apuração de impostos e até autuações.
Quem trabalha em regime de prestação de serviços esporádicos precisa redobrar a atenção com os prazos e com o controle das notas emitidas. Isso é fundamental tanto para o recolhimento correto dos tributos quanto para a declaração anual de imposto de renda.
Quais são os erros mais comuns
Um dos equívocos mais frequentes é deixar para emitir a nota no final do mês, acumulando diversos atendimentos. Essa prática pode comprometer a memória dos dados, além de dificultar a conferência de valores e o controle do faturamento.
Outro erro comum é acreditar que, por não ter sido fiscalizado até então, não há necessidade de emitir nota. A ausência de documentos fiscais pode trazer sérios problemas em caso de auditoria, e também limita o acesso a benefícios como financiamentos, linhas de crédito e parcerias com empresas.
Além disso, muitos profissionais preenchem as notas de forma incompleta ou utilizam códigos tributários incorretos, o que compromete a declaração dos impostos e pode gerar pendências junto à Receita.
O papel da contabilidade na regularização
Contar com um contador especializado em saúde é um grande diferencial nesse processo. Esse profissional compreende as especificidades da profissão, conhece os códigos de serviços corretos, entende as regras municipais e sabe como orientar para que as notas sejam emitidas de forma segura.
Ele também pode ajudar a escolher o regime tributário mais vantajoso, a organizar o fluxo de emissão e a manter todos os registros atualizados para futuras consultas ou auditorias.
